Règlement intérieur

Préambule

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’association l’AMAP dans le cadre de ses statuts.
Il a été adopté en assemblée générale. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

Article 1. Adhésion

* 1.1 L’association est composée de :
* Membres actifs, membres bienfaiteurs, simples adhérents.
* 1.2 Pour être membre actif de l’association, le postulant devra adresser une demande d’adhésion au président de l’association, datée et signée, et précisant l’engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur.
* 1.3 Conditions respectives d’adhésion : le bulletin d’adhésion doit être adressé à la Trésorière, dûment complété, signé et accompagné du chèque de cotisation. Actuellement, le montant annuel de la cotisation est de 20 € mais sera de 25 € à compter du 1er janvier 2010. Le règlement doit être fait par chèque. Dans l’avenir est prévu le paiement en ligne avec « paypal ».
* 1.4 Le Président se réserve l’appréciation de l’adhésion si le futur adhérent a déjà été radié de l’association par le Bureau.

Article 2. Assemblée générale

* La convocation à l’assemblée générale doit être expédiée aux membres de l’association au moins quinze jours avant la date fixée pour l’assemblée générale. Cette convocation comprendra l’ordre du jour de l’assemblée générale qui est fixé par le bureau. Cette convocation sera faite par le président ou la secrétaire, ainsi que les démarches pour la location de salle. Les adhérents possédant une adresse mail recevront la convocation et le compte rendu par mail.
* Les candidatures au bureau sont adressées au président de l’association qui est chargé d’arrêter la liste des candidatures le jour de l’assemblée générale. Les décisions du bureau sont prises à la majorité simple.
* Les membres du bureau peuvent inscrire des points à l’ordre du jour au moins 30 jours avant la date de l’assemblée.
* Les votes seront faits à main levée et par procuration. Les adhérents devront adresser leur procuration au siège social ou exceptionnellement à l’adresse de la trésorière. Le vote par procuration est autorisé si la procuration est présentée à l’ouverture de l’assemblée générale.

Article 3. Bureau

3.1

* Le bureau de l’association AMAP ne fait pas office de conseil d’administration, l’éviction de ses membres est soumise à une approbation du président.
* Aucune procuration n’est admise, cependant le bureau peut se réunir par tout moyen de communication, si tous les administrateurs ont été prévenus dans un délai de 15 jours.
* En cas d’égalité parfaite pour une décision, le président dispose d’une double voix afin de départager les votants.

3.2

* Le bureau se réuni au moins une fois par semestre. Le secrétaire rédige un procès verbal ; une fois signé par les personnes présentes, celui-ci sera adressé aux délégués.
* En cas de nécessité, une réunion de Bureau peut être provoquée par le président ; une fois signé par les personnes présentes, celui-ci sera adressé aux délégués.

3.3

* le bureau dispose de tous les pouvoirs que ne possèdent ni le président de l’association, ni l’assemblée générale, ni le trésorier ; il peut déléguer ses pouvoirs au président, ou à tout autre membre de l’association, notamment son pouvoir de communication interne auprès des délégués régionaux. A ce titre, il peut récupérer les pouvoirs délégués pour les redistribuer ou pas ; sauf exception prévue à l’article 11 des statuts.

Article 4. Procès verbaux

Les procès-verbaux sont signés par le président ou, en cas d’empêchement, par le vice-président. Ils sont conservés au siège de l’association. Les procès verbaux sont obligatoires en cas de réunion du bureau immatérielle (internet, téléphone et tout autre moyen possible).

Article 5. Les Projets et Activités

* 5.1 La composition du projet est approuvée par le bureau sur proposition du responsable désigné.
* 5.2 de son propre chef, le président, peut demander un compte rendu, de chaque action des adhérents qui ont reçu une délégation régionale, ou de tout autre pouvoir du bureau ou du président qui serait suppléé.

Article 6. Les Frais

Les frais devront être envoyés à la trésorière accompagnés de la note de frais.
a) Frais postaux, papeterie…, il est primordial d’adresser la facture, accompagnée de la note de frais, à la trésorière qui procédera au remboursement.

b) Avec l’accord du président et de la trésorière, les délégués et membres du bureau sont amenés à supporter des frais de représentation tels que déplacements pour participer à un congrès, invitation de médecins, réunion avec des médecins, rencontre avec la presse ou la radio…..
Il est utile d’instaurer un barème soit :
- 27 € pour les frais de restauration
- 60 € par nuitée dans le cadre de déplacements sur plusieurs jours.
Concernant les transports, il est préférable d’utiliser le moyen le plus adapté à notre pathologie dans la limite des moyens financiers de l’association (exemple IDTGV, billets de train « PREMS »…) ; ils seront remboursés sur facture au nom de l’AMAP.
Les frais de taxi seront pris à charge à titre exceptionnel.
Ne sont pas pris en compte les infractions au code de la Route.

c) Frais de déplacements dans le cadre de rencontre avec des médecins ou dépôt de documents : si le délégué ou le membre du bureau n’est pas imposable, il est admis que les dépenses générées par l’accompagnement des malades en consultation et la visite à des malades opérés pourront faire l’objet d’une note de frais à adresser à la Trésorière qui en effectuera le remboursement dès qu’elle aura connaissance du barème kilométrique fiscal ; les personnes imposables continueront à remplir leur tableau « frais kilométriques » ; lorsque le barème kilométrique fiscal sera connu, elles totaliseront leurs kilomètres x par le barème et feront figurer le montant obtenu dans la case « don » de leur déclaration de revenus.

d) Les amendes ne seront pas prises en charge par l’association.

Articles 7. Les courriers

* 7.1 Les documents officiels, ne doivent pas être communiqués, ni remis aux adhérents. Ils ne doivent pas figurer sur le site ni sur le journal afin d’en éviter une utilisation intempestive. Seul le bureau en est détenteur. Sur le journal aucun courrier, document officiel ne doit être publié, seulement la date, le destinataire et l’idée du contenu : lettre de demande …, lettre d’information … etc. L’accord des adhérents est obligatoire pour que leur témoignage figure dans le journal.
* 7.2 les administrateurs, le président, et les membres qui ont reçu une délégation conservent une confidentialité entre eux, si elle est requise :
* D’office par le président.
* Par un administrateur dans ce cas elle est soumise au vote du bureau.
* 7.3 les articles ou documents qui sont établis par les dits membres appartiennent exclusivement à l’association.

Articles 8. La liste des membres

La liste des membres ne doit pas être communiquée sans leur accord, l’association en est garante. Cette liste reste la propriété de l’association et en aucun cas ne doit être divulguée ni servir à d’autres usages qu’au sein de l’association.

Article 9. Comptabilité

La trésorière est chargée :

* D’enregistrer les adhésions sur la base de données ; les délégués concernés et le président seront avisés par un mail.
* De présenter le bilan financier au cours des assemblées générales et à la demande du bureau.
* De tenir à jour les comptes de l’association.
* Les comptes sont visibles lors de l’Assemblée Générale et au domicile de la trésorière.

Article 10. Documents à communiquer

Adhérents

Plaquettes et affiches qui présentent l’association, ses missions, la pathologie.
Des témoignages avec l’accord des auteurs.
Avec entête AMAP, un document comportant 4 Rubriques regroupant nos actions auprès de :

* Médias (dossier de presse) : articles de journaux, date, nom du Journal ou magazine
* Corps médical (par thèmes) : exemple : Date : lettre d’information auprès des médecins du travail, des URML, médecins conseil etc.
* Administratif (par thèmes) : exemple : Date : Demande d’étude épidémiologique à … le Date : Démarche INSERM, Laboratoire, etc.
* Réponses : Date, provenance, en cours, ou à suivre etc. Exemple : Démarche Inserm à Suivre etc.…

Délégués

Même stratagème que pour les adhérents.
Toutes les actions faites dans chaque région devront être listées par le (la) délégué avec les noms et n° de tel de leurs contacts. Les délégués Adjoints devront transmettre les informations et les actions à leur délégué régional : Ex : Le progrès Date, nom, tel, mail du contact. Santé magazine du.. n° magazine, nom, tel, mail du contact. Inserm etc.
Ensuite, tous les documents devront être transmis et archivés par la (le) président.

Article 11 : Le site

Le site a été créé bénévolement par Marc JULIEN. Mr et Mme JULIEN ont passé un accord pour que ce site perdure et demeure gratuit durant le mandat de Mme JULIEN comme présidente de l’association, au-delà le site ne sera plus en fonction conformément aux articles L111.1 et L123.1 du code de la propriété intellectuelle.
Un règlement a été instauré et des règles doivent être respectées sinon des sanctions pourraient être appliquées allant de la suppression d’un message dans le forum, à la limite d’accès à l’espace adhérent et à la radiation du membre.

Article 12 : Procédures disciplinaires

* 12.1 procédure disciplinaire à l’égard des membres
* le président est autorisé à prendre toutes les mesures conservatoires qu’il juge nécessaire, notamment lorsque la personne menace l’intégrité de l’association, contredit au respect de ses membres, dénigre l’association, et s’il n’a pas payé sa cotisation annuelle. Ces conditions ne sont pas cumulatives.
* Corrélativement de la mesure conservatoire adoptée, le président invite par LRAR le membre à exercer ses droits de défense par écrit ou oralement devant les membres du Bureau. Le membre en cause doit répondre quel choix de défense ; il choisi sous 15 jours, sinon cela vaudra un refus tacite de sa part, le président de l’association lui rappelle cette règle dans la lettre qu’il envoie.
* Le bureau décide de la sanction définitive à appliquer au membre, de l’avertissement à la radiation. Aucune sanction pécuniaire ne peut être prononcée.
* 12.2 procédure disciplinaire à l’égard des administrateurs
* Le président peut prendre une mesure conservatoire, il peut aussi révoquer de leurs fonctions les membres du bureau, puisqu’ils les nomment à la suite l’assemblée générale ordinaire.
* Le membre déchu de ses fonctions redevient un simple adhérent de l’AMAP.

Article 13: Modification du règlement intérieur

* La demande de modification du règlement intérieur peut provenir :
* D’une pétition des membres, par lettre adressée au président dans les conditions prévues par les statuts.
* par les membres du bureau, par vote dans les conditions prévues par les statuts.
* sur proposition du président.
* La préparation du nouveau règlement intérieur appartient au président de l’association.
* La validation de ce dernier se fait sur la décision du bureau par vote à l’unanimité.